OFFICE MANAGER - ASSISTENTE ADMINISTRATIVA

Nosso cliente atua na importação e comercialização B2B de produtos e equipamentos de uso recorrente, e buscamos uma Assistente Administrativa para atuar no grupo em São Paulo, assegurando o bom funcionamento do escritório, dispondo de tudo o que é necessário para os colaboradores e clientes, que será responsável pelas atividades administrativas que facilitam o bom e eficiente funcionamento do escritório, na recepção e front of house da empresa, bem como mantendo em perfeitas condições as instalações, auxiliando o Gerente Geral e demais executivos do escritório, e ajudando em outras funções administrativas gerais e específicas, conforme demandas e solicitações

• Apoiar a Gerência Geral com sua agenda, administrativamente e coordenando as viagens e despesas do Gerente Geral e demais gerentes
• Apoiar na organização de treinamentos, reuniões, convenções, seminários, workshops e projetos, na eventual busca de provedores, espaços e centros de treinamento e na organização dos eventos dentro do escritório
• Ser o ponto de contato entre funcionários, clientes, visitantes e para solicitações gerais de comerciantes e terceirizados
• Coordenar, direcionar e registrar o fluxo de correspondência e encomendas nacionais e estrangeiras
• Preparar, traduzir documentos, apresentações, formatação, impressão, encadernação conforme necessário
• Criar relatórios regulares e atualizar bancos de dados internos
• Facilitar a comunicação interna encaminhando e distribuindo informações, comunicados e apresentações
• Manter artigos de papelaria e níveis de estoque de suprimentos, com pedidos de reabastecimento para aprovação e de acordo com as necessidades
• Sugerir maneiras mais eficientes de administrar o escritório e solucionar problemas de mau funcionamento
• Garantir uma boa limpeza e arrumação em todos os momentos, especialmente em relação a Recepção, Sala dos Gerentes, Salas de Reuniões, Lobby etc.
• Organizar programas, eventos, reuniões e conferências organizando instalações e fornecedores, emissão de informações ou avisos, coordenando os hóspedes etc.
• Organizar planos de viagens rotineiros e complexos, com detalhes e itinerários, compilando documentos para reuniões relacionadas as viagens
• Gerenciar contratos de prestação de serviços, aluguel, locação de veículo e assegurar o envio e controle de pagamentos

• Graduação em Secretariado, Administração, Marketing, Contabilidade ou áreas afins
• Experiência em empresas com negócios e atuação nacional e internacional
• Inglês avançado / fluente
• Espanhol desejável
• Domínio do Pacote MS Office (Word, Excel e PowerPoint)
• Boas habilidades interpessoais e de comunicação verbal e escrita
• Team player e capacidade de trabalhar em equipe
• Auto-motivada, com boa iniciativa e atitude proativa
• Capacidade de priorizar tarefas para garantir que as tarefas diárias e os prazos das tarefas atribuídas sejam cumpridos

• Contratação CLT para São Paulo / SP – Modelo presencial
• Oferecemos Salário Competitivo com PPR anual
• Assistência médica e odontológica
• Seguro de vida
• Vale refeição
• Vale transporte ou estacionamento no local de trabalho

SOMOS O RH DE DIVERSAS EMPRESAS! WE♥️HR! 😃

A HELENARH nasceu de um propósito especial: Ser o RH estratégico das empresas do Brasil.

Nascemos de uma necessidade, pois sabemos que fica muito caro para estas empresas contratar um executivo ou montar uma estrutura de RH, ou ainda contratar uma consultoria internacional, e que tudo isto não irá ajuda-los do jeito e com a velocidade que precisam.

Desde então, criamos e desenvolvemos as melhores práticas de Recursos Humanos para estas empresas e ajudamos a tornar a vida dos empresários mais tranquila, pois passamos a ser o seu executivo de RH, o seu braço direito para as decisões estratégicas de curto, médio e longo prazos, alinhadas para a competitividade, crescimento e seu plano de negócios.

Tudo que fazemos é bem diferente, pois nosso pessoal curte RH a mais de 25 anos e tem boas histórias para contar. Colocamos a mão na massa em cada uma das etapas do projeto definido com o cliente, acompanhamos, mudamos rotas, fazemos acontecer! E celebramos, até por que é muito bom comemorarmos juntos cada conquista que temos!

Por estes motivos que nos movimentam e por acreditarmos em Integridade, Atitude e Humildade, você encontrará aqui oportunidades legais de carreira dos nossos clientes! Se você compartilha destes Valores, este é o lugar certo e queremos te conhecer!